Qué proponemos
Una única herramienta, común a todas las parroquias de la diócesis, para llevar los libros sacramentales, tramitar cada sacramento desde la solicitud hasta la nota marginal, expedir certificados que cualquiera puede verificar y digitalizar los libros antiguos. Diseñada para el despacho parroquial y, a la vez, para el feligrés desde su móvil.
Libros oficiales, sin borrados
Ningún registro se elimina: se da de baja y queda en el historial. Cada cambio guarda quién, cuándo y qué había antes.
El feligrés, sin papeleo
Solicitudes desde el móvil, paso a paso, sin adjuntar documentos. Para recibir información de los libros, identidad verificada automáticamente con certificado digital o DNI electrónico.
Certificados verificables
Cada partida llevará un código y un QR. La Curia, otra parroquia o un juzgado comprobarán en segundos que es auténtica.
Cifrado de extremo a extremo
Los documentos escaneados se cifrarán en el ordenador del despacho antes de salir: nadie fuera de la parroquia podrá leerlos.
Protección de datos por diseño
Datos en la UE, acceso por roles, registro de accesos, plazos de conservación automáticos y ninguna inteligencia artificial externa.
Conectada con la Curia
Expedientes matrimoniales, notificaciones entre parroquias y certificados para el Registro Civil, con un circuito claro y trazable.
Lo que conservamos y lo que mejoramos
Partimos de la experiencia de las parroquias con la herramienta de archivo parroquial que ya conocen. Proponemos conservar lo que funciona —los modelos oficiales, la forma de organizar los libros, el color— y resolver lo que hoy cuesta.
- Los modelos oficiales de partidas, extractos, notificaciones y las hojas del expediente matrimonial, impresos a tamaño A4 real para firmar y sellar a mano.
- La estructura de los libros: libro, folio y número, notas marginales y los mismos campos de cada partida.
- El verde salvia y el aire sobrio que identifica el archivo parroquial.
- El bilingüismo catalán y castellano en la interfaz y en los documentos.
- La posibilidad de importar los registros que una parroquia ya tenga.
- Trámites guiados: cada sacramento con sus pasos, que se cierran solos al hacer la acción.
- Solicitudes del feligrés desde el móvil, sin cuentas ni adjuntos.
- Certificados con QR verificables y anulables.
- Notas marginales automáticas entre libros de la misma parroquia.
- Digitalización de libros antiguos con la imagen de cada página guardada y cifrada.
- Seguridad y protección de datos al nivel que exige el artículo 9 del RGPD.
Propuesta de logo, colores y tipografía
Una imagen sobria, cálida y legible, coherente con el resto de aplicaciones de Ágape y con el verde que ya identifica el archivo parroquial. Pensada para trabajar muchas horas en el despacho y para leerse bien en un móvil.
Logo
Un libro abierto con una cruz: el libro sacramental. Versión principal con degradado verde, versión invertida para fondos oscuros y símbolo de línea para sellos, membretes e impresión en blanco y negro.
Paleta de color
Verde salvia#46664F · acento
Verde bosque#2F4A37 · títulos
Verde claro#E6EEE3 · fondos activos
Papel#F3F5F1 · fondo
Tinta#1F302B · texto
Gris verdoso#5F6F65 · texto secundario
Línea#E1E5DD · bordes
Correcto#1F7A4D · estados
Pendiente#B7791F · avisos
Atención#B42318 · errores
Contrastes pensados para cumplir el nivel AA de accesibilidad (WCAG 2.1) en textos y botones.
Tipografía e interfaz
Títulos · Poppins
Partida de bautismo
La tipografía de la familia Ágape, con carácter, para títulos y cifras grandes.
Interfaz · Inter
Libro IX · folio 201 · número 12
Pensada para leerse pequeña en pantalla, con cifras tabulares que alinean libros, folios y fechas.
Botones redondeados, tarjetas blancas sobre papel, iconos de línea y mucho aire: una interfaz tranquila para un trabajo de precisión.
Así proponemos que se vea
Maquetas de las pantallas principales, con datos ficticios o documentos históricos ya publicados. Sirven para decidir el enfoque antes de cerrar cada detalle.
En el móvil del feligrés
Cómo iniciará y seguirá su trámite
El feligrés no tendrá que crear ninguna cuenta, recordar contraseñas ni escanear documentos. Todo empieza en el portal de su parroquia y avanza con enlaces personales por correo.
Usabilidad
- Una pregunta por pantalla, con tarjetas grandes para elegir.
- Barra de progreso y botón para volver atrás.
- Guardado automático: puede dejarlo a medias y seguir con el mismo enlace.
- Repaso final editable antes de enviar.
Sin adjuntos
El feligrés no subirá fotos de DNI ni de libros de familia. La parroquia comprobará los documentos en persona, como hoy, y solo anotará lo necesario. Menos datos sensibles circulando, menos riesgo.
Seguimiento
Cada solicitud tendrá una referencia (por ejemplo INS-7F3A9C). Proponemos avisar por correo en cada hito —recibida, aceptada, fecha confirmada, lista para recoger— y una página de seguimiento con la referencia y el enlace personal.
Entrega segura
Las partidas pedidas se descargarán con un enlace personal que caduca a los 30 días y que, para abrirse, exigirá verificar la identidad con certificado digital o DNI electrónico, de forma automática. Cada descarga quedará registrada. Nunca irán adjuntas en un correo.
Accesibilidad
Letra legible, contraste AA, navegación con teclado, textos claros sin jerga y funcionamiento en cualquier móvil, sin instalar nada.
Transparencia
El aviso de privacidad de su parroquia antes de enviar, guardado con la versión aceptada. Siempre sabrá quién trata sus datos y para qué.
Saber que quien accede es realmente quien dice ser
Una partida es un dato especialmente protegido. Proponemos que cada acción exija el nivel de garantía de identidad que le corresponde, siguiendo los niveles del reglamento europeo de identificación electrónica (eIDAS): bajo, sustancial y alto.
Correo verificado
Un enlace personal enviado a su correo demuestra que el correo es suyo. Suficiente para iniciar una solicitud o pedir una intención de misa: solo aporta datos que él mismo facilita.
Identidad comprobada
Necesario para recibir información de los libros: descargar una partida, consultar el estado de un expediente o ver datos de la ficha. Se obtiene en el despacho o con identificación electrónica.
Firma electrónica cualificada
Para actos con efectos jurídicos que hoy se firman en papel, como autorizaciones o declaraciones. Mientras la diócesis no decida lo contrario, se siguen firmando en persona.
Verificación 100 % automática
Certificado digital o DNI electrónico
El navegador pide a la persona su certificado digital de la FNMT o su DNI electrónico. Un servidor de identidad propio de Ágape, dentro de la UE, lo valida al instante contra las autoridades de certificación oficiales, comprueba con ellas que no está revocado y que el nombre coincide con quien hizo la petición. Sin intervención humana, sin coste por verificación y sin terceros. No se guarda el documento ni su número: solo una huella cifrada.
DNI y selfie desde el móvil
Para quien no tiene certificado: una comprobación automática que compara la foto del DNI con un selfie y verifica que es una persona real, a través de un prestador cualificado de la UE. Muy cómoda en el móvil, con coste por verificación y tratamiento de datos biométricos que requiere la aprobación del delegado de protección de datos.
Cartera Europea de Identidad Digital
La cartera digital que los Estados miembros deben ofrecer a la ciudadanía permitirá identificarse desde el móvil con la misma garantía y compartiendo solo los datos imprescindibles. El sistema está preparado para incorporarla.
En el despacho parroquial
Quien no pueda identificarse electrónicamente siempre podrá recoger su partida en el despacho, mostrando su DNI, como hasta ahora.
Qué nivel exige cada acción
| Acción | Nivel | Cómo |
|---|---|---|
| Iniciar una inscripción, pedir una partida o una intención de misa | Bajo | Correo verificado |
| Seguir el estado de su propia solicitud | Bajo | Enlace personal; no muestra datos de los libros |
| Descargar su propia partida | Sustancial | Certificado digital o DNI electrónico, verificado automáticamente en el momento de cada descarga |
| Partida de otra persona | Sustancial + valoración del despacho | Autorización de la persona o interés legítimo; o envío directo a la parroquia, la Curia o el juzgado que la pide |
| Consultar datos de un expediente matrimonial en curso | Sustancial | Ambos contrayentes, cada uno con su identidad |
| Autorizaciones y declaraciones con efectos jurídicos | Alto | Firma en persona o firma electrónica cualificada |
Cada sacramento, con sus pasos
Todos siguen el mismo ciclo: la solicitud se revisa, se convierte en ficha del libro, de ella salen los documentos y, cuando corresponde, la nota marginal en otro libro. Cada paso aparecerá como tarea en la parroquia y se cerrará solo al hacer la acción.
Bautismo
7 pasos · partida y extracto de bautismo
- Revisar la solicitudSe comprueban los datos y se acepta.
- Confirmar día y horaCon la familia.
- Recibir los documentosLibro de familia, DNI de los padres; partida de confirmación del padrino si es de otra parroquia. En persona.
- Charla prebautismalPadres y padrinos.
- Preparar la fichaCon los datos ya recogidos en la solicitud.
- Inscribir en el libroLibro, folio y número, una vez celebrado.
- Entregar la partidaCon su código de verificación.
Primera comunión y confirmación
5 pasos · certificado de comunión · certificado y notificación de confirmación
- Revisar la solicitudDatos de la persona, padres y bautismo.
- Grupo de catequesis o padrinoSegún el sacramento.
- Partida de bautismoSi se bautizó en otra parroquia. Si fue en la propia, se enlaza sola.
- Preparar la ficha e inscribirEn el libro correspondiente.
- Nota marginal o notificaciónNota en la partida de bautismo propia o notificación a la parroquia de bautismo.
Matrimonio y expediente matrimonial
11 pasos · expediente, presentación a la Curia, partida, notificaciones y Registro Civil
- Revisar la solicitud
- Primera entrevista con los novios
- Abrir el expedienteNúmero y año de expediente.
- Documentos de cada contrayentePartida de bautismo reciente, certificado de nacimiento, DNI. En persona.
- Curso prematrimonial
- Firmar el expedienteCon los testigos de declaración.
- Presentar el expediente a la Curia
- Celebración
- Inscribir en el libro
- Notificar a las parroquias de bautismo
- Certificado al Registro Civil
Peticiones de partidas, intenciones y notas marginales
Peticiones de partidas
Cualquiera la pide desde el portal (para una boda, para ser padrino…). El despacho la encuentra en el libro con ayuda de Archive, la expide con QR y la entrega por enlace personal o en mano. Si no consta, se responde con un clic.
Intenciones de misa
El feligrés elige una misa del horario de su parroquia; el despacho la acepta y aparece en el listado del altar. El donativo, si lo hay, se gestiona en la aplicación de donativos de Ágape.
Notas marginales
Al inscribir una confirmación o un matrimonio de alguien bautizado en la parroquia, Archive redacta la nota marginal de la partida de bautismo y el despacho la añade con un clic.
Documentos oficiales que se generan
| Documento | Sacramento | Destino | Verificable con QR |
|---|---|---|---|
| Partida de bautismo · extracto | Bautismo | Familia, otras parroquias, Curia | Sí |
| Certificado de primera comunión | Primera comunión | Familia, catequesis | Sí |
| Certificado de confirmación · notificación | Confirmación | Interesado, parroquia de bautismo | Sí |
| Partida de matrimonio · notificaciones | Matrimonio | Esposos, parroquias de bautismo | Sí |
| Expediente matrimonial (hojas, testigos, promesas) | Matrimonio | Curia | Propuesta: sí |
| Presentación a la Curia | Matrimonio | Curia | Propuesta: sí |
| Certificado para el Registro Civil | Matrimonio | Registro Civil | Propuesta: sí |
Cómo llegará la información a cada departamento
La parroquia sigue siendo quien custodia sus libros. Proponemos que la información llegue a cada departamento diocesano solo cuando lo necesita, con documentos verificables y un registro de cada envío.
Documentos verificables
El expediente y sus hojas se imprimen con los modelos oficiales, como hoy, pero con código QR. La Cancillería puede comprobar en segundos que el documento es auténtico, que no ha sido anulado y de qué parroquia procede.
Bandeja diocesana
Un panel para la Curia donde llegan los expedientes que las parroquias presentan, con su estado (presentado, revisado, con observaciones, aprobado). Sin correos con adjuntos y con historial de cada paso.
Rol del delegado de protección de datos
Acceso al registro de accesos de las parroquias adheridas y a la adhesión de cada una, sin ver el contenido de los libros. Informes periódicos para la diócesis.
Notificaciones entre parroquias
Si la diócesis lo desea, las notificaciones de confirmación y matrimonio podrán llegar digitalmente a la parroquia de bautismo cuando también use Archive, con la nota marginal lista para añadir.
Certificados que se comprueban en segundos
Cada documento que sale de la parroquia llevará un código de ocho caracteres y un QR. Quien lo recibe lo escanea y ve si es auténtico, sin llamar a la parroquia.
- Auténtico o anulado: la página de verificación lo dice al instante.
- Qué parroquia lo expidió y cuándo, y qué certifica: nombre, fecha, libro y folio.
- Privacidad: los apellidos se muestran solo con la inicial; la página no sirve para averiguar datos de nadie.
- Anulación sin borrado: la parroquia puede anular un certificado con un motivo; quien lo verifique verá que ya no es válido.
- Códigos imposibles de adivinar, sin letras que se confundan al dictarlos, y consultas limitadas para evitar abusos.
Refuerzos propuestos para decidir: comprobar el PDF exacto por su huella digital y firma electrónica con certificado de la parroquia o de la diócesis.
Dónde estarán los datos y cómo circularán
Todos los componentes, incluidas las copias de seguridad, estarán alojados dentro de la Unión Europea, con contratos de encargo del tratamiento con cada proveedor de infraestructura. Ningún componente envía datos a servicios de inteligencia artificial de terceros.
Separación por parroquia
Cada parroquia ve solo lo suyo. La regla se aplica en la propia base de datos, no solo en la pantalla, y toda escritura pasa por la aplicación tras comprobar el rol.
Mínimo de proveedores
Infraestructura en la UE con contrato de encargo y cláusulas de protección. Proponemos un anexo con la lista de subencargados para el delegado de protección de datos.
Sin dependencia de terceros en el navegador
Tipografías, librerías y el reconocimiento de texto se sirven desde la propia aplicación: visitar el portal no envía la dirección IP del feligrés a ningún tercero.
Cifrado de extremo a extremo para los documentos
Las páginas escaneadas y los documentos se cifrarán en el ordenador del despacho, antes de salir. El almacén solo verá datos ilegibles. Las claves se organizan en tres niveles.
- AES-256-GCM, el estándar de cifrado autenticado: además de ocultar, detecta cualquier alteración.
- Una clave por documento, guardada cifrada con la de su parroquia, y esta con la clave maestra.
- Borrado criptográfico: destruir la clave de una parroquia deja ilegibles todos sus documentos, también en las copias.
- Enlaces firmados que caducan a los 5 minutos para descargar cada documento, tras comprobar el rol.
- Custodia de la clave maestra fuera de línea, con un procedimiento de recuperación documentado.
Conexiones
HTTPS obligatorio con HSTS. Política de seguridad de contenidos que bloquea scripts y conexiones a destinos no autorizados.
Acceso
Inicio de sesión único de Ágape. Tres roles por parroquia: responsable, equipo y consulta.
Trazabilidad
Historial de cada cambio en los libros y registro de cada acceso a documentos, con fecha y dirección.
Resistencia
Límites de consultas en las páginas públicas, permisos de un solo uso y protección contra envíos automáticos.
RGPD, LOPDGDD y Decreto General de la CEE
Los libros sacramentales contienen datos de convicciones religiosas, categoría especial del artículo 9 del RGPD. Proponemos tratarlos con el nivel de protección más alto y con las garantías por escrito.
Marco y papeles
- Contrato de encargo del tratamiento (art. 28 RGPD) entre la diócesis y Ágape, en nombre de las parroquias adheridas, que se relacionan en un anexo.
- Encaje en el Decreto General de la Conferencia Episcopal Española sobre protección de datos, al amparo del art. 91 RGPD.
- Base jurídica del art. 9.2.d) RGPD: actividades legítimas de una confesión religiosa con sus miembros.
- Registro de actividades de tratamiento y evaluación de impacto (EIPD) antes de la puesta en marcha.
- Procedimiento de notificación de brechas en 72 horas.
Derechos de las personas
- Acceso: exportación de los datos de una persona.
- Rectificación: mediante nota marginal, que queda en el historial.
- Supresión: los libros sacramentales recogen hechos y no se borran, según la doctrina de la AEPD y del Tribunal Supremo; sí se suprimen los datos accesorios (contacto, solicitudes) según los plazos.
- Información: aviso de privacidad de cada parroquia, aceptado y guardado con su versión.
Minimización, seudonimización y anonimización
Minimización
Sin adjuntos de DNI ni libros de familia: se comprueban en persona. Solo se recoge lo que pide cada modelo oficial.
Exposición mínima
La verificación pública muestra los apellidos solo con la inicial. Los nombres de los archivos guardados no contienen datos personales.
Anonimización automática
Una tarea diaria aplica los plazos de conservación: borra contactos y solicitudes cerradas y las direcciones IP antiguas.
Seudonimización ante terceros
Si algún día se usara un servicio externo de texto, solo recibiría datos con marcadores ([PERSONA_1], [FECHA_1]) a través de una única puerta de salida controlada, desactivada por defecto.
Sin IA externa
Ningún dato ni imagen de los libros se envía a servicios de inteligencia artificial de terceros. La lectura de manuscritos usa un modelo propio.
Límite de 100 años
El aprendizaje común entre parroquias se limitaría a libros de más de 100 años, de personas fallecidas.
Plazos de conservación propuestos
| Dato | Plazo | Qué ocurre |
|---|---|---|
| Libros sacramentales y certificados | Indefinido | Son registros oficiales de la Iglesia |
| Contacto y detalle de peticiones de partidas cerradas | 1 año desde el cierre | Se anonimizan automáticamente |
| Inscripciones descartadas | 1 año | Se vacían |
| Correo y teléfono de quien pide una intención de misa | 1 año desde la última misa | Se borran |
| Enlaces de entrega de partidas y su documento | 30 días | Se borra el documento cifrado |
| Invitaciones a inscribirse no completadas | 30 días tras caducar | Se borran |
| Direcciones IP del registro de accesos | 1 año | Se borran; el apunte se conserva |
Plazos propuestos: la diócesis puede fijar otros.
Plan de auditorías de seguridad y protección de datos
Proponemos un calendario de revisiones, con informes para la diócesis, que demuestre de forma continuada que las medidas funcionan.
| Revisión | Cuándo | Quién | Resultado para la diócesis |
|---|---|---|---|
| Evaluación de impacto (EIPD) | Antes de la puesta en marcha y ante cambios relevantes | Ágape con el delegado de protección de datos | Informe de riesgos y medidas |
| Prueba de intrusión externa (referencia OWASP ASVS nivel 2) | Anual y antes de funciones críticas | Auditor independiente | Informe de hallazgos y su corrección |
| Auditoría de cumplimiento RGPD | Anual (art. 28.3.h: el responsable puede auditar al encargado) | Auditor externo o la propia diócesis | Informe de cumplimiento |
| Revisión de accesos | Trimestral | Delegado de protección de datos | Registro de accesos revisado y firmado |
| Prueba de restauración de copias | Trimestral | Ágape | Acta de restauración correcta |
| Revisión de vulnerabilidades y dependencias | Continua, con revisión mensual | Ágape | Resumen en el informe anual |
| Alineación con el Esquema Nacional de Seguridad (categoría media) | Como marco de referencia | Ágape | Declaración de aplicabilidad |
Digitalización y lectura asistida de manuscritos
Los libros antiguos son el patrimonio más frágil de cada parroquia. Proponemos digitalizarlos página a página, guardarlos cifrados y transcribirlos con ayuda de un lector de manuscritos propio que aprende de cada corrección.
- Copia de seguridad del patrimonio: cada página fotografiada queda guardada, cifrada, en dos países de la UE.
- La partida enlazada a su página: desde cada ficha se consulta la imagen original sin sacar el tomo del armario.
- Lector propio, sin terceros: la página se procesa en memoria durante uno o dos minutos y no se guarda en el lector.
- Aprende de cada parroquia: las correcciones del despacho enseñan al lector la letra de los rectores de la zona.
- Modelo común voluntario, limitado a libros de más de 100 años, y modelo propio de cada parroquia para lo reciente.
- Libros impresos o mecanografiados: se leen directamente en el ordenador del despacho.
Integrada con el resto de aplicaciones de Ágape
Archive se ocupará del archivo sacramental y sus trámites. Lo demás ya lo resuelven otras aplicaciones de Ágape, con un único inicio de sesión. Cada aplicación guarda sus propios datos: los sacramentales no salen de Archive.
Un solo acceso
El equipo parroquial entra con su cuenta de Ágape y salta entre aplicaciones con el lanzador, sin volver a identificarse.
El portal, en la web parroquial
Las solicitudes de sacramentos, partidas e intenciones se integran en la web de la parroquia.
Datos separados
Archive enlaza con el resto pero no comparte los datos sacramentales: cada aplicación tiene su propia base y sus propios permisos.
Propuesta de calendario
Un despliegue gradual, empezando por pocas parroquias, que permita ajustar la herramienta con el uso real antes de extenderla.
Validación
El Obispado revisa esta propuesta, decide los puntos abiertos y firma el contrato de encargo. Evaluación de impacto.
Piloto
Dos o tres parroquias, con formación y acompañamiento. Ajustes según su experiencia.
Despliegue
Resto de parroquias por arciprestazgos. Bandeja diocesana y rol del delegado de protección de datos.
Patrimonio
Digitalización de libros antiguos con el lector de manuscritos y, si se aprueba, el modelo común.
Lo que pedimos al Obispado
Para cerrar el diseño necesitamos la posición del Obispado en estos puntos.
Identidad visual
¿Os parece adecuada la propuesta de logo, colores y tipografía, o la diócesis prefiere incorporar su propia identidad?
Papel de la diócesis
¿La diócesis actúa como responsable única, como corresponsable con cada parroquia o en su nombre?
Plazos de conservación
¿Son adecuados los plazos propuestos o la diócesis tiene otros establecidos?
Aviso de privacidad
¿Dispone la diócesis de un texto modelo para todas las parroquias?
Circuito con la Curia
¿Qué departamentos deben recibir los expedientes y en qué formato? ¿Interesa la bandeja diocesana digital?
Verificación reforzada
¿Se desea QR también en las hojas del expediente matrimonial y firma electrónica diocesana?
Modelo común de lectura de manuscritos
¿Se valora la adhesión de las parroquias? ¿Basta el límite de 100 años o se prefiere otra fecha?
Verificación de identidad
¿Qué métodos aceptáis para el nivel sustancial y qué acciones lo exigen?
Parroquias piloto
¿Qué parroquias proponéis para la primera fase?